Politica de confidențialitate IPXTrade
Този документ е наличен само на румънски език; прилага се румънската версия.
Proiect pentru adoptare. Versiunea 1.0 din 13.11.2026. Aplicabilă de la [DATA_ACTIVARII]. Publicarea este blocată până la validarea fluxurilor, furnizorilor și transferurilor.
Cine răspunde pentru date
Societatea cu Răspundere Limitată SI LAB PLATFORMS, IDNO 1025600003025, Republica Moldova, operează IPXTrade. Sediu: MD-2071, mun. Chișinău, str. Alba-Iulia 77/17, ap. (of.) 4 [DE CONFIRMAT: extras actual].
Ne puteți contacta pentru date personale la privacy@ipxtrade.com sau în scris la sediu, cu mențiunea „Protecția datelor”. Pentru servicii: contact@ipxtrade.com; telefon: [DE COMPLETAT: telefon].
Responsabilul intern de confidențialitate: [DE COMPLETAT: funcție și contact profesional]. Acest rol nu este prezentat drept DPO statutar până la evaluarea și, dacă este cazul, desemnarea formală.
Reprezentantul UE pentru protecția datelor, dacă este necesar: [DE COMPLETAT: identitate, adresă, contact și mandat; blocaj pentru operațiunile care îl impun]. Reprezentantul DSA are un rol distinct și este identificat în informarea juridică.
Cui se adresează politica
Politica privește vizitatorii, utilizatorii autorizați, reprezentanții clienților, persoanele de contact ale contrapărților și persoanele ale căror date ne sunt transmise în documente. Serviciul este B2B și nu este destinat minorilor.
Datele despre o societate pot fi nepersonale, dar numele, e-mailul nominal, semnătura sau identificatorii unei persoane rămân date personale. Nu solicităm date din categorii speciale sau date despre condamnări ca parte standard a dosarelor comerciale.
Când suntem operator și când procesăm pentru client
Acționăm ca operator pentru conturi, identificarea profesională, securitatea proprie, facturare, moderare, gestionarea reclamațiilor și administrarea relației comerciale. Stabilim scopurile și mijloacele acestor operațiuni, sub rezerva obligațiilor legale.
Pentru conținutul documentelor private prelucrate exclusiv la instrucțiunea clientului, putem acționa ca persoană împuternicită, potrivit DPA. Nu convertim automat orice document într-o bază proprie de analiză ori într-o sursă de marketing.
Vânzătorul, cumpărătorul, banca, brokerul sau transportatorul pot fi operatori independenți pentru propriile scopuri. Această politică nu înlocuiește informările lor și nu înseamnă că toate părțile au același rol.
Date, scopuri și temeiuri
| Operațiune | Categorii de date | Scop și temei |
|---|---|---|
| Cont și roluri | Nume, e-mail profesional, firmă, rol, date de autentificare tehnică, jurnal de acceptare | Interes legitim de administrare a relației B2B și securitate; contract când persoana însăși este parte |
| Verificarea firmei și mandatului | Funcție, împuternicire, date din registre, documente proporționale, eventual beneficiar real | Interes legitim de prevenire a fraudei, după evaluare; obligație legală numai când concret aplicabilă |
| Oferte și contacte | Nume/funcție, mesaje, preferințe comerciale, confirmări | Facilitarea relațiilor profesionale în interes legitim; contract când persoana este parte |
| Documente private | Datele din facturi, contracte, documente de transport și semnături | Instrucțiunea clientului și DPA; pentru operațiunile proprii, numai temeiul justificat distinct |
| Facturare | Persoană de contact, date profesionale, referințe de plată | Obligații fiscale/contabile aplicabile și administrarea contractului |
| Suport și litigii | Mesaje, documente relevante, istoric | Interes legitim de asistență și apărare a drepturilor; obligație legală când există |
| Securitate | IP, identificatori de sesiune, evenimente de acces, erori și abuz | Interes legitim de protecție, cu minimizare și acces limitat |
| Marketing prin e-mail | E-mail, opțiune, dovada acordului și retragerii | Consimțământ separat, revocabil, fără condiționarea serviciului |
| Stocare browser neesențială | Identificatori și preferințe opționale, dacă sunt activate | Consimțământ prealabil, pe categorii, conform politicii cookies |
Nu folosim „executarea contractului” pentru orice persoană doar pentru că angajatorul său are un contract cu noi. Când invocăm interesul legitim, evaluăm necesitatea, așteptările rezonabile și impactul și puteți solicita informații despre evaluare ori formula opoziție.
Nu vom folosi un temei de „obligație legală” pentru a justifica toate verificările KYB. Vom identifica obligația concretă sau vom utiliza un alt temei adecvat.
De unde primim informațiile
Primim date direct de la persoană, de la administratorul contului companiei, de la partenerul comercial care încarcă un document ori din surse publice profesionale și registre relevante. Pentru datele obținute indirect furnizăm informarea potrivit regulilor aplicabile și nu presupunem că încărcarea de către un client înlocuiește obligațiile noastre.
Când datele sunt necesare pentru cont, verificare sau facturare, refuzul poate împiedica funcția respectivă, nu neapărat toate funcțiile. Nu cerem consimțământ pentru prelucrări obligatorii și nu prezentăm datele opționale ca obligatorii.
Publicarea și deschiderea contactelor
Loturile pot include denumirea societății și date comerciale destinate publicității. Dosarele private, actele de identitate, IBAN-urile și semnăturile nu sunt publicate implicit.
Transmiterea contactelor către o contraparte are loc în etapa explicată în interfață și la instrucțiunea utilizatorului autorizat. Aceasta nu autorizează contrapartea să înscrie persoana în campanii de marketing.
Documentele distribuite pot fi descărcate de destinatar; retragerea accesului în platformă nu poate șterge automat copiile legal deținute de acesta. Evitați transmiterea datelor fără legătură cu tranzacția.
Procesarea AI și intervenția umană
Documentele ori mesajele pot fi transmise furnizorilor AI selectați pentru funcția activată, în măsura necesară extragerii, comparării sau generării răspunsului. Înaintea utilizării trebuie publicate entitățile juridice, localizările și regulile reale de păstrare în lista furnizorilor.
Nu folosim documentele private pentru antrenarea modelelor generale și nu autorizăm furnizorii să facă aceasta în scop propriu în cadrul serviciului standard. Această obligație contractuală trebuie susținută de setările și contractele furnizorilor; dacă o funcție nu o poate respecta, nu va fi activată pentru documente private.
Rezultatele AI sunt supuse verificării umane înainte de acțiuni externe. Nu folosim în fluxul standard decizii exclusiv automatizate care produc efecte juridice ori efecte similare semnificative asupra persoanelor fizice; o schimbare în acest sens necesită o evaluare și o informare distinctă.
Semnalările antifraudă automate sunt indicii pentru evaluare, nu concluzii despre o persoană. Puteți cere verificarea unei măsuri care vă afectează și corectarea datelor inexacte.
Destinatari și furnizori
Datele pot fi accesate, în limitele necesare, de personalul autorizat, furnizorii de infrastructură și securitate, furnizorii AI validați, profesioniștii contabili/juridici și contrapărțile cărora le transmiteți informații. Autoritățile primesc date numai în baza unei cereri sau obligații valabile.
Nu vindem date personale și nu permitem folosirea documentelor private pentru publicitate comportamentală. Un furnizor este angajat numai după clarificarea rolului, contractului, securității și transferurilor.
Lista furnizorilor efectiv activați: [DE COMPLETAT: registrul public validat din anexa DPA, cu entitate juridică, serviciu, locații, acces din țări terțe și link de informare]. Mențiunile istorice Vercel, Supabase, OpenAI și Anthropic de pe site nu înlocuiesc această verificare.
Transferuri internaționale
Găzduirea, accesul de suport sau procesarea AI pot implica transmiterea datelor în afara țării de origine. Pentru fiecare flux verificăm mecanismul aplicabil conform Legii nr. 195/2024 și, unde este aplicabil, GDPR.
Nu tratăm simpla existență a unui server în UE ca dovadă că nu există acces din țări terțe. Folosim, după caz, o decizie de adecvare, clauze contractuale standard aplicabile și măsuri suplimentare, împreună cu evaluarea necesară transferului.
Fluxurile și mecanismele efective: [DE COMPLETAT: țări, importatori, mecanism și modalitatea de obținere a unei copii a garanțiilor]. Puteți cere informații ori copii ale garanțiilor, cu protejarea secretelor comerciale și a datelor altora; această secțiune nu poate rămâne necompletată la lansare.
Cât timp păstrăm datele
Următoarele reprezintă politica propusă, care trebuie implementată și ratificată înainte de publicare:
| Categorie | Termen standard propus |
|---|---|
| Conturi active | Pe durata contului și 30 de zile pentru export după închidere |
| Documente private prelucrate pentru client | Durata instrucțiunii/serviciului; ștergere din sistemele active în 30 de zile după încheierea ferestrei de export |
| Copii de siguranță | Rotație până la 90 de zile de la ștergerea activă; fără utilizare curentă |
| Cereri/negocieri abandonate | 12 luni de la ultima activitate |
| Dosare de verificare și dovezi contractuale proprii | 3 ani de la încetare/eveniment, dacă o analiză documentată nu impune alt termen |
| Loguri operaționale obișnuite | 90 de zile; evenimente de securitate relevante până la 12 luni |
| Suport | 24 de luni de la închiderea tichetului |
| Date de marketing | Până la retragere sau 24 de luni de inactivitate, cu revalidare |
| Facturi și evidențe fiscale | [DE COMPLETAT: perioada legală aprobată de contabil pe tip de document] |
Termenele de mai sus nu sunt prezentate ca termene legale generale. Datele strict necesare unui litigiu ori unei obligații legale sunt izolate și păstrate numai pe durata justificată, apoi șterse sau anonimizate.
Pentru a respecta dezabonarea putem păstra o evidență minimă de suprimare, fără utilizare de marketing. Anonimizarea presupune imposibilitatea rezonabilă de reidentificare, nu doar înlocuirea numelui cu un cod.
Securitate
Aplicăm măsurile tehnice și organizatorice validate și descrise în anexa de securitate: control pe roluri, minimizare, protejarea transmisiilor, jurnalizare proporțională și proceduri de incident. [DE CONFIRMAT: implementarea și dovezile; această frază nu autorizează declararea unor certificări inexistente.]
Nicio transmisie sau stocare nu poate fi garantată absolut sigură. Vă rugăm să nu încărcați parole, chei API, date complete de card sau documente fără legătură cu operațiunea.
Drepturile persoanelor
În condițiile legii, puteți cere informare, acces și copie, rectificare, ștergere, restricționare, portabilitate și opoziție, inclusiv față de marketing. Puteți retrage consimțământul fără a afecta legalitatea prelucrărilor anterioare și puteți contesta deciziile automatizate acolo unde dreptul este aplicabil.
Trimiteți cererea la privacy@ipxtrade.com, descriind dreptul și contextul; formularul nostru este opțional. Verificăm identitatea proporțional și nu solicităm automat copia integrală a actului de identitate.
Răspundem fără întârziere nejustificată și, ca regulă, în cel mult o lună; dacă legea permite și complexitatea impune, putem prelungi cu până la două luni, informându-vă în prima lună despre motive. Cererile sunt în principiu gratuite; orice refuz sau taxă permisă este motivată.
O cerere privind documentele unui client poate necesita cooperarea cu acesta ca operator, fără a vă transfera nejustificat între organizații. Ștergerea nu este absolută când există un temei legal de păstrare, dar explicăm datele, scopul și durata care rămân.
Reclamații și actualizări
Puteți contacta Centrul Național pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal din Republica Moldova prin canalele actuale publicate pe site-ul său și, când GDPR este aplicabil, autoritatea de supraveghere competentă din SEE. Dreptul la instanță nu este restrâns de procedura noastră internă.
Modificările importante sunt comunicate înainte de aplicare. O schimbare care necesită consimțământ este activată numai după obținerea acestuia; nu folosim actualizarea politicii ca acord automat.
Notă de fundamentare
Identitatea și sediul sunt bazate pe fișa publică indicată de beneficiar, nu pe un extras ASP furnizat. (InfoBIZ)
Termenul de o lună, prelungirea, DPA, incidentele, transferurile și condițiile DPO sunt reglementate de Legea nr. 195/2024 și, în domeniul său, GDPR. (Legea nr. 195/2024 publicată de CNPDCP, GDPR)
Autoritatea moldovenească publică informațiile și canalele de contact pe propriul site. (CNPDCP)